Comentários e alterações controladas em contratos DOCX

Uma cláusula mostra prazo de 30 dias. Na revisão, há uma proposta de reduzir o prazo para 15 dias e um comentário interno recomendando rejeitar a mudança. Um resumo automático que mistura as três camadas pode transformar a proposta em uma obrigação vigente.

Diferencie as três fontes

O texto corrente representa a redação exibida no estado atual da minuta. Alterações controladas identificam inserções e exclusões pendentes. Comentários registram observações que podem orientar a negociação, mas não devem ser incorporados ao texto sem revisão. Ao preparar um arquivo para IA, indique expressamente quais dessas fontes fazem parte da tarefa.

Escolha a pergunta conforme a versão

Se o objetivo é resumir apenas a redação vigente, use uma cópia consolidada e verifique o ponto alterado contra o original. Se o objetivo é comparar propostas, preserve as marcações e peça uma tabela com cláusula, texto anterior, proposta e status. Caso a ferramenta não informe de onde veio um prazo, retorne ao Word para classificá-lo manualmente.

Registre o que foi conferido

Anote a versão, o nome do arquivo e a decisão sobre cada alteração relevante. Em documentos que circulam entre várias partes, use nomes que distingam original, cópia consolidada e versão comparada. Antes de compartilhar, confirme se a cópia contém apenas os comentários destinados ao destinatário.

Esse cuidado é particularmente importante em rescisão, pagamento e limitação de responsabilidade. Nesses pontos, uma mudança pequena costuma ter impacto maior do que uma diferença de formatação.

Exemplo de matriz para uma negociação

Registre uma linha para cada mudança de impacto. Para uma cláusula de rescisão, anote o prazo original, a proposta recebida e o status indicado por quem conduz a negociação. Acrescente a localização do comentário se ele explicar a proposta. Em seguida, confira o que a IA devolveu para cada campo. Se a ferramenta só informou um número, sem dizer se era o prazo vigente ou a sugestão, a linha fica pendente. Essa distinção ajuda principalmente quando a equipe precisa comparar várias minutas em um mesmo dia.

Trecho	Elemento encontrado	Como registrar no resumo
Aviso de rescisão	Prazo de 30 dias na redação aprovada	Obrigação na versão consolidada
Alteração de prazo	Proposta de 15 dias ainda pendente	Mudança em negociação
Comentário interno	Sugestão de recusar a proposta	Contexto restrito de revisão
Redação sem marcação	Não há prova de que a proposta foi aceita	Confirmar com o responsável

Antes de gerar uma cópia para terceiros, confira se a versão preparada para circulação coincide com a decisão registrada. Revise os comentários e o estado das alterações nessa cópia específica.

Leia também

• Como revisar um contrato em Word antes de usar IA
• Checklist para usar IA na revisão de contratos

Fontes

• Microsoft · Inspetor de Documentos
• Microsoft · Alterações controladas no Word